امروزه مایکروسافت اکسل (Excel) به یک ابزار مفید برای همه کسب و کارها تبدیل شده است. این مجموعه مزایایی دارد که برای هر سازمانی مفید می‌باشد؛ بنابراین، متخصصان بدون در نظر گرفتن زمینه حرفه‌ای، نیاز به یادگیری مهارت‌های پیشرفته اکسل دارند. به همین دلیل، در این آموزش جامع اکسل یک نمای کلی از این نرم‌افزار و تمام مهارت‌های پیشرفته اکسل که باید بدانید به شما ارائه می‌دهیم. یادگیری این مهارت‌ها شما را در حرفه‌تان به یک متخصص ارزشمند تبدیل می‌کند و هنگام فرستادن رزومه برای شرکت‌ها و رفتن به مصاحبه مفید واقع می‌شود.
مایکروسافت اکسل چیست؟
فهرست سرفصل ها
مایکروسافت اکسل نوعی نرم‌افزار می‌باشد که توسط شرکت مایکروسافت معرفی شده است. این نرم‌افزار با انواع دستگاه‌های مک و ویندوز سازگار بوده و به صورت صفحه گسترده (Spreadsheet) می‌باشد. می‌توانید انواع داده‌های مختلف را در آن تجزیه و تحلیل، فرمول‌بندی یا اضافه کرده و فرمول‌هایی را به سلول‌های دیگر در صفحه‌گسترده اضافه نمایید.
سایر ویژگی‌ها عبارتند از درج جداول محوری، نمودارها، ایجاد ماکروها، هیستوگرام، نمودارهای خطی و غیره. به زودی به عمق ویژگی‌ها و کاربردهای آن خواهیم پرداخت. مایکروسافت اکسل به شما امکان می‌دهد انواع داده‌ها را مرتب کرده و بعد ترندها را تجزیه و تحلیل نمایید.
زبان برنامه‌نویسی مورد استفاده برای اکسل، ویژوال بیسیک (Visual Basic) نام دارد. این به کاربران اجازه می‌دهد تا چندین روش عددی پیچیده ایجاد کنند. علاوه بر این، برنامه‌نویسان می‌توانند به راحتی با استفاده از ویرایشگر ویژوال بیسیک، از جمله ویندوز، برای نوشتن کد، عیب‌یابی و تداعی ماژول کد، کدنویسی نمایند.
یک نکته مهم که باید مد نظر داشته باشید این است که اکسل یک برنامه بسیار گسترده و پیچیده بوده و تنها در یک مقاله نمی‌توان کار با آن را به طور کامل آموزش داد. برای اینکه به طور کامل بر این نرم‌افزار کاربردی مسلط شوید، می‌توانید در دوره‌های آموزش اکسل ثبت نام کنید. یکی از بهترین منابع آموزش جامع اکسل، فرادرس است که تمامی مهارت‌های مورد نیاز برای کار با این نرم‌افزار را به شما یاد می‌دهد.
آموزش جامع اکسل: ویژگی‌ها و مزایا
مایکروسافت اکسل پرکاربردترین ابزار صفحه گسترده و مدیریت داده در سراسر جهان است. این برنامه انعطاف‌پذیری و سازگاری بسیار زیادی را در چندین سیستم‌عامل و دستگاه فراهم می‌کند. می‌توانید از اکسل در رایانه شخصی، مک بوک، آی پد، آیفون، گوشی اندرویدی یا حتی تبلت‌های خود استفاده کنید. همچنین، جدا از همه این انعطاف‌پذیری‌ها و کاربرپسند بودن، اکسل دارای چندین ویژگی و مزیت است. اکنون بیایید به برخی از ویژگی‌ها و مزایای ضروری اکسل نگاهی بیندازیم.
۱- ذخیره‌سازی داده‌ها
این احتمالاً رایج‌ترین کاربرد اکسل است. این ویژگی به شما امکان می‌دهد هر نوع داده‌ای را برای استفاده شخصی یا حرفه‌ای خود ذخیره کنید. نگهداری انواع داده‌ها در اکسل بسیار مفید است. به راحتی می‌توانید آن را با دیگران به اشتراک بگذارید و از طریق فضای ابری به آن‌ها دسترسی داشته باشید. شما می‌توانید هر نوع داده‌ای مانند اعداد از صورت‌های مالی، سوابق حسابداری، نمودارها و غیره را در اکسل ذخیره نمایید.
۲- انجام محاسبات
این ویژگی اکسل، حجم کار دستی را به نسبت قابل توجهی کاهش داده است. مردم اکنون می‌توانند با گذراندن دوره آموزش جامع اکسل، زمان کمتری را برای استفاده از محاسبات یا فرمول‌های دستی صرف کنند. توانایی آن در انجام محاسبات پیچیده و ساده آن را به یکی از برترین و پرکاربردترین نرم‌افزارها در سراسر جهان تبدیل کرده است. لیست کاملی از توابع برای انجام انواع محاسبات در اکسل وجود دارد. شما حتی این انعطاف را دارید که فهرست فرمول‌های خود را با ترکیب دو یا سه تابع اکسل یا فقط ایجاد یک فرمول سفارشی جدید، ایجاد کنید.
۳- فرمول‌ها
مایکروسافت اکسل طیف گسترده‌ای از فرمول‌ها را دارد. ما در ادامه این مقاله در مورد فرمول‌های پیچیده بیشتر صحبت خواهیم کرد، اما در اینجا بیایید به سه مورد از پرکاربردترین فرمول‌های اکسل که در زندگی کاری روزمره بسیار استفاده می‌شوند، نگاهی بیاندازیم:
- سود کامپوند (Compound Interest)
اکسل به شما اجازه می‌دهد تا این ویژگی پیچیده را محاسبه کنید. سود کامپوند معمولاً سود به دست آمده از مبلغ اصلی و سود انباشته در هر وام یا استقراض است. “Compound Interest Calculator” در اکسل به شما امکان می‌دهد مبلغ نهایی را در فواصل زمانی مختلف محاسبه کنید.
- استفاده از مساوی (=)
برای استفاده از فرمول‌های اکسل می‌توانید علامت مساوی را در هر سلولی تایپ کنید. سپس، کلید Tab را فشار دهید تا بتوانید به درج گزینه‌های دیگر ادامه دهید. به عنوان مثال، می‌توانید از فرمول‌هایی مانند SUM، SUBTRACT، MULTIPLY، DIVIDE و غیره استفاده نمایید.
- جمع خودکار (AutoSum)
این تنها فرمولی می‌باشد که در طول سال‌ها ثابت مانده است. این فرمول در سال‌های اولیه اختراع اکسل نیز به طور گسترده مورد استفاده قرار گرفت. جمع خودکار به شما امکان می‌دهد مجموع یک ردیف از سلول‌ها را بدست آورید. اگر به تب Home نگاهی بیاندازید، آن را در گوشه سمت راست مشاهده خواهید کرد.
۴- تجزیه و تحلیل داده‌ها
با گذراندن دوره آموزش جامع اکسل، می‌توانید با کمک این برنامه انواع مجموعه داده‌ها و اعداد را ذخیره کنید. اکسل به شما این امکان را می‌دهد که بر اساس داده‌های ذخیره‌شده خود، وظایف مختلفی را اجرا نمایید. به عنوان مثال، اگر شما تحلیلگر هستید، اکسل به شما در تجزیه و تحلیل این داده‌ها از چند طریق کمک می‌کند. اگر حسابدار هستید، می‌توانید داده‌های مالی ذخیره‌شده در اکسل را برای انجام بسیاری از وظایف مانند تجزیه و تحلیل جریان نقدی، تجزیه و تحلیل ترازنامه و غیره استفاده کنید.
۵- تجسم داده‌ها
تجسم داده‌ها به جداول محوری، نمودارها، پای چارت‌ها یا هیستوگرام‌ها برای به تصویر کشیدن مجموعه داده‌ها اشاره دارد. اکسل دارای طیف گسترده‌ای از ابزارهای تجسم داده‌ها است. این برنامه کمک می‌کند تا در صورت نیاز به ارائه داده‌ها، تمام مجموعه‌های داده بسیار تمیز، سازمان‌یافته و مفید به نظر برسند. همچنین می‌توانید از رنگ‌ها و سبک‌های مختلف استفاده کنید تا داده‌ها از لحاظ بصری جذاب‌تر باشند.
اکسل مزایا و کاربردهای بسیار گسترده‌ای دارد که در این مقاله تنها به چند مورد از آن‌ها اشاره کردیم. در ادامه این آموزش جامع اکسل، مهارت‌های پیشرفته‌ای که برای کار با این نرم‌افزار نیاز دارید را معرفی خواهیم کرد.
آموزش جامع اکسل: مهارت‌های مورد نیاز
ما اکنون درباره مفاهیم اولیه مایکروسافت اکسل، تعدادی از ویژگی‌ها و برخی کاربردهای رایج آن اطلاعات بیشتری کسب کرده‌ایم. اکنون در مورد مهارت‌های پیشرفته اکسل صحبت خواهیم کرد. این مهارت‌ها نه تنها شما را برای کار آماده می‌کنند بلکه به شما در تسلط کامل بر اکسل کمک خواهند کرد!
فرمول‌های پیشرفته
اکسل فرمول‌های زیادی دارد. در اینجا فهرستی از ۶ فرمول مهم اکسل را آورده‌ایم که بخش قابل توجهی از مهارت‌های پیشرفته اکسل را شامل می‌شوند. این فرمول‌ها مهارت‌های اکسل شما را به سطح کاملا جدیدی می‌رسانند.
۱- VLOOKUP
این یکی از پرکاربردترین فرمول‌های پیشرفته اکسل است. دلیل آن هم سادگی این فرمول و ماهیت آن برای جستجوی یک مقدار خاص از جداول دیگر، که دارای یک متغیر استاندارد در این جداول است، می‌باشد.
به عنوان مثال، شما دو جدول با جزئیات مربوط به سوابق مرخصی طولانی مدت کارکنان یک شرکت دارید. ستون A شامل شناسه کارمند است. ستون B شامل نام آن‌هاست و در ستون C حقوق سالانه‌شان ذکر شده است.
در این حالت، اگر می‌خواهید پول جمع‌شده از ستون C را در ستون B استخراج کنید، می‌توانید این کار را با استفاده از VLOOKUP انجام دهید. این تابع از چهار عنصر تشکیل شده است. آن‌ها عبارتند از: “lookup_value”، “table_array”، “col_index_num” و “range_lookup”. نمونه‌ای از فرمول به شرح زیر است:
= VLOOKUP(B5,B4:C9,2,FALSE)
FALSE = تطابق دقیق
TRUE = مطابقت تقریبی
بهترین قسمت بعد از استفاده از این فرمول در یک سلول این است که اگر آن را به سمت پایین بکشید، به سلول‌های دیگر اعمال می‌شود.
VLOOKUP از بین تمام مهارت‌های پیشرفته که باید در آموزش جامع اکسل پوشش داده شوند، بیشترین استفاده را توسط افراد دارد. این بدان دلیل است که عملکردهای آن بسیار ساده بوده و به ما کمک می‌کند اطلاعاتی را در میان داده‌های گوناگون موجود در صفحات گسترده خود پیدا کنیم.
۲- MATCH
یک هدف اصلی برای تابع MATCH در اکسل وجود دارد. این تابع به دنبال موقعیت یک محدوده داده یا یک آیتم خاص می‌گردد و می‌تواند هم مطابقت‌های دقیق و تقریبی و هم مطابقت‌های جزئی را انجام دهد. با این حال، فقط محدوده یک بُعدی، عمودی یا افقی را پشتیبانی می‌کند.
علاوه بر این، می‌توانید از تابع MATCH حتی برای مکان‌یابی محدوده‌های دو بُعدی استفاده کنید. می‌توانید این کار را با دادن یک ردیف MATCH که حاوی مقدار VLOOKUP است انجام دهید.
معمولاً تابع MATCH به تابع INDEX ملحق می‌شود تا ارزش را در یک موقعیت خاص (هماهنگ) بازیابی کند. MATCH موقعیت را مرتب کرده و INDEX ارزش آن موقعیت را برمی‌گرداند. فرمول تابع MATCH این است:
=MATCH(lookup_value, lookup_array, [match_type])
۳- INDEX
این تابع تحت تابع مرجع و جستجو (reference and lookup) در اکسل طبقه‌بندی می‌شود. می‌توان گفت که مانند VLOOKUP عمل می‌کند و مقدار را در یک موقعیت خاص برای طیف وسیعی از داده‌ها بازیابی می‌کند. این تابع تکمیل‌کننده تابع MATCH است.
شما می‌توانید از مهارت‌های پیشرفته‌ای که در این آموزش جامع اکسل به آن‌ها پرداخته‌ایم، برای تجزیه و تحلیل داده‌ها نیز استفاده کنید. برای مثال، می‌توانید این تابع را در کنار سایر توابع برای جستجو و بازیابی مجموع یک ستون خاص برای انجام یک بررسی استفاده کنید.
به عنوان مثال، شما یک جدول از انواع نام‌های لباس در صفحه گسترده اکسل خود دارید. سپس، می‌خواهید یک فرمول برای یکی از لباس‌ها، به عنوان مثال، “لباس ماکسی” دریافت کنید. در آن صورت، تنها کاری که باید انجام دهید این است که “=INDEX (B4:B9,3,2)” را قرار دهید. در این مورد، B4: E9 نشان‌دهنده سلول‌های جدول است و عدد 3 موقعیت “لباس” در آن جدول می‌باشد.
۴- SUMIF و COUNTIF
در برخی از تحقیقات، ممکن است مجبور شوید در حین اعمال کل یا بررسی کار، چند برداشت را کانالیزه کنید. در چنین مواردی، SUMIF به کمک شما می‌آید. هر یک از برداشت‌های وابسته به شرایط خاص ارائه‌شده در این فرمول پیشرفته اکسل را کانالیزه نموده و آن‌ها را خلاصه می‌کند.
به عنوان مثال، فرض کنید می‌خواهید مجموع مانده مرخصی انباشته‌شده را فقط از کارمندانی که شناسه کارمند آن‌ها کمتر از 5 است بدانید. در این مورد، تنها کاری که باید انجام دهید این است که فرمول SUMIF را تایپ کنید:
=SUMIF(B4:B9,”<5″,E4:E9)
از طرف دیگر، تابع COUNTIF برای شمارش سلول‌ها بر اساس یک شرط و یک محدوده واحد استفاده می‌شود. COUNTIF برای شمارش سلول‌ها بر اساس شرایط متعدد در محدوده‌های مختلف کاربرد دارد. سینتکس این تابع “=COUNTIF(range, criteria)”است. بنابراین، تمام سلول‌های یک صفحه‌گسترده را که معیارهای توصیف‌شده را برآورده می‌کند، برمی‌شمارد.
بنابراین، این دو مهارت پیشرفته که در این آموزش جامع اکسل بررسی کردیم، به شما امکان می‌دهند ردیف‌ها یا سلول‌های سفارشی‌شده‌ای را که نیاز دارید جمع‌بندی و شمارش نمایید؛ در نتیجه باعث صرفه‌جویی در زمان و انرژی شما می‌شوند.
۵- OFFSET
از بین تمام مهارت‌های پیشرفته اکسل، این مهارت خاص با ترکیبی از توابع مختلف دیگر مانند SUM یا AVERAGE بر کار غالب است و می‌تواند تاثیر قاطعی به تخمین‌ها بدهد. زمانی که سطرها و ستون‌های زیادی را در یک صفحه گسترده اکسل جاسازی می‌کنیم، این تابع بیشترین کاربرد را دارد. OFFSET به ما دسترسی برای تعیین سلول‌های مرجع، چندین ردیف و ستون‌های مختلف ارائه می‌دهد.
به عنوان مثال، اگر بخواهیم میانگین حقوق هفت کارمند اول شرکت را حساب کنیم، می‌توانیم از تابع OFFSET کمک بگیریم. فرمول کلی “=OFFSET(reference, rows, cols, [height], [width])” است. بنابراین، این گزینه باعث صرفه‌جویی در زمان محاسبه میانگین برای مجموعه داده‌های خاص می‌شود.
۶- XNPV و XIRR
تابع XNPV در اکسل از تاریخ‌های خاصی استفاده می‌کند که با جریان‌های نقدی مرتبط است. این تابع در مقایسه با تابع NPV دقیق‌تر است. فرمول سینتکس این تابع به شرح زیر است:
=XNPV (Rate, Cash flows, Dates of Cash Flow)
- Rate نشان‌دهنده نرخ تنزیل‌شده در جریان‌های نقدی است.
- مقادیر منفی در جریان‌های نقدی به عنوان پرداخت‌های خروجی و مقادیر مثبت به عنوان پرداخت‌های ورودی در نظر گرفته می‌شوند.
- Dates of cash flows تاریخ‌های پرداخت برنامه‌ریزی‌شده برای جریان نقدی هستند.
علاوه بر این، گذراندن دوره آموزش جامع اکسل و یادگیری این تابع، کار را برای تحلیلگران مالی راحت‌تر می‌سازد زیرا بخش بزرگی از نقش آن‌ها شامل تجزیه و تحلیل جریان نقدی است.
از طرف دیگر، تابع XIRR بیشتر شبیه یک تابع مالی است. نرخ بازده داخلی (IRR) را برای یک سری جریان نقدی در فواصل نامنظم بازیابی می‌کند. بنابراین، هدف اصلی آن محاسبه IRR برای جریان‌های نقدی نامنظم در صفحه گسترده اکسل می‌باشد.
فرمول سینتکس این تابع به شرح زیر است:
=XIRR (values, dates, [guess])
- values باید دارای مقادیر مثبت و منفی باشند.
- Dates همیشه باید تاریخ‌های اکسل معتبر باشند.
- هم مقادیر و هم تاریخ‌ها باید در یک ترتیب زمانی باشند.
سخن پایانی
دنیای ما روز به روز بیشتر به فناوری وابسته می‌شود. افزایش تقاضا برای مهارت‌های مربوط به اکسل در طول سال‌ها ثابت مانده است. علاوه بر این، اکسل مجموعه‌ای از ویژگی‌ها و عملکردهایی دارد که نگهداری داده‌ها و تجزیه و تحلیل آن‌ها را آسان‌تر می‌کند. بنابراین، هدف از این آموزش جامع اکسل، آشنایی شما با این نرم‌افزار، ویژگی‌های آن و مهارت‌های پیشرفته مورد نیازتان بود. اگر می‌خواهید درک عمیق‌تری از این نرم‌افزار پیدا کنید، دوره‌های آموزشی فرادرس یک گزینه عالی هستند که می‌توانید از آن‌ها استفاده نمایید.