بسیاری از سازمان ها در قسمت بایگانی اسناد و مدارک سازمان خود حجم انبوهی از کاغذ، پرونده و مدارک را نگهداری می کنند. این سازمان ها به دلیل عدم وجود نیروی انسانی و عدم وجود تجهیزات مناسب امکان تبدیل این اسناد کاغذی را به اسناد دیجیتال در مدت زمان کوتاه ندارند. بنابراین تصمیم میگیرند که فرایند اسناد و مدارک را به صورت انبوه به یک شرکت متخصص برون سگاری نمایند تا در بازه زمانی کوتاه کل بایگانی کاغذی به بایگانی دیجیتال تبدیل شود. در اینجا قصد داریم به بیان مزایای اسکن اسناد و مدارک در سازمان ها بپردازیم.
اسکن اسناد و مدارک چیست؟
فهرست سرفصل ها
اسکن اسناد و مدارک یکی از بهترین روش هایی می باشد که برای بهبود گردش کار، کاهش هزینه ها و دیجیتال کردن شرکت ها از آن بسیار استفاده می شود. فوایدی که در مورد اسکن اسناد وجود دارد دارد بسیار بی شمار و زیاد است. سازمان ها برای صرفه جویی در زمان و هزینه دیجیتال سازی اسناد خود را در قالب یک پروژه اسکن اسناد و مدارک به یک شرکت متخصص برون سپاری می نماید.
مزایای اسکن اسناد
اسکن اسناد و مدارک به صورت انبوه دارای مزایای بسیار زیادی می باشد که برخی از آنها را بیان میکنیم. از جمله این مزایا می توان به بهبود بهره وری، صرفه جویی در زمان و هزینه اشاره کرد.
افزایش راندمان کاری:
یکی از مهمترین و اصلی ترین مزیت هایی که اسکن اسناد دارد این است که اثر آن روی انجام کارها مستقیم می باشد. اسکن اسناد موجب افزایش بهره وری کارها می شود. از آنجایی که اسکن اسناد و مدارک به صورت دیجیتالی می باشد شما با سرعت بسیار بالایی می توانید آنها را پیدا کنید و مورد استفاده قرار دهید. بعد از اینکه به صورت دیجیتالی اسکن را انجام دهید آنها به طور کامل ذخیره می شوند و پوشه های آنها هم بسیار امن می باشد.
جستجوی سریع
زمانی که فرایند دیجیتالی شدن اسناد در سازمان شما رخ می دهد و اسکن اسناد انجام می شود. دسترسی و جستجوی اسناد خیلی سریع می شود. چرا که پس از اسکن پرونده ها این اطلاعات وارد نرم افزار بایگانی دیجیتال یگانه می شود که امنیت و دسترسی اسناد را بسیار افزایش می دهد.
صرفه جویی در هزینه
اسکن اسناد و مدارک علاوه بر افزایش بهره وری باعث کاهش هزینه ها هم می شود. این هزینه ها شامل هزینه خرید کاغذ و لوازم تحریر، هینه نگهداری محل فیزیکی نگهداری اسناد و مدارک (واحد بایگانی)، هزینه نیروی انسانی جهت مدیریت واحد بایگانی، هزینه هایی که بابت پیشگیری از آتش سوزی و … می شود.
امنیت اطلاعات
اسکن اسناد و مدارک به شما کمک میکند تا بتوانید سطح امنیت اطلاعات را در سامان خود افزایش دهید. در حالتی که اسناد به صورت فیزیکی هستند امنیت اطلاعات در سطح پایینی هستند. اما وقتی بایگانی دیجیتال ایجاد شد و تمام اسناد و مدارک اسکن شد شما می توانید سطح دسترسی برای هرکدام از اسناد تعریف کنید. با این کار هر کسی نمیتواند به این اسناد دسترسی داشته باشد و اسناد را ببیند.در نرم افزار بایگانی یگانه با تعریف سطح دسترسی برای کاربران و اسناد به راتحتی می توانید کوچک ترین فعالیت ها را کنترل کنید.
کاربرد اسکن اسناد و مدارک:
اسکن اسناد و مدارک کاربردهای زیادی را در سازمان های مختلف دارد. گاها سازمان ها از این روش برای اسکن پرونده های پرسنلی، اسکن اسناد مالی، اسکن اسناد فنی مهندسی و… استفاده می کنند.
با این کار سازمانها گام بلندی به سوی ایجاد بایگانی دیجیتال بر میدارند. یعنی در یک بازه زمانی کوتاه کل اسناد فیزیکی آنها به یک بایگانی الکترونیک توسط شرکت نرم افزاری یگانه انجام می شود.
چرا اسناد و مدارک کاغذی را اسکن می کنیم؟
در عصر دیجیتال امروزی، نرم افزار بایگانی اسناد تحت وبی مزایای بسیار زیادی را برای سازمان‌های مختلف به همراه دارند. این سیستم های قدرتمند انجام فعالیت‌ها به صورت دستی را کاهش می‌دهند و حجم زیادی از داده‌ها را در فضای کم ذخیره می‌کنند. مهمترین مزایای پروژه اسکن اسناد و مدارک به صورت زیر هستند:
- کاهش تلاش دستی برای تکمیل کارهای روزمره
- کاهش خطاهای دستی
- کاهش زمان پردازش
- صرفه‌جویی در زمان و هزینه
- ذخیره سازی و مدیریت داده‌ها
- بهبود فرآیند کسب‌وکار
- دریافت بینش در مورد معیارهای مختلف عملکرد فرآیند
- افزایش کارایی سیستم
- امکان انجام فعالیت های اداری بدون محدودیت در زمان و مکان پرسنل
- حذف کاغذ از چرخه امور اداری در سازمان و حفظ محیط زیست
- امکان بایگانی الکترونیک و دسته بندی اسناد
- افزایش سطح امنیت نگهداری اسناد
- جستجوی سریع و دستیابی سریع به مکاتبات
- و…
جمع‌بندی و قیمت پروژه اسکن اسناد و مدارک
اگر قصد دارید از خدمات اسکن اسناد و مدارک در سازمان خود بهره مند شوید و این کار را یک شرکت خبره و با تجربه در محل سازمان شما با سرعت بالا انجام دهد می توانید وارد وب سایت https://yeganehsoft.com شوید و روی دکمه درخواست دمو کلیک کنید. یا با شماره 22466748و22469490 – 021 تماس بگیرید و درخواست مشاوره و بازدید نمایید.